Prevence chyb rizikových projektů


Projekt Prevence chyb rizikových projektů podpořených z evropských fondů, registrační číslo CZ.1.08/3.2.00/09.00069 (dále i "projekt Prevence" nebo „Prevence“), realizuje Ministerstvo pro místní rozvoj ČR, Národní orgán pro koordinaci, z prostředků Operačního programu Technická pomoc prostřednictvím vybraného dodavatele, kterým je SERVIS Hospodářské komory Prahy, s.r.o. a jeho partnerů, kterými jsou Hospodářská komora České republiky, PricewaterhouseCoopers Česká republika, s.r.o., SPF Group s.r.o. a EUFC CZ, s.r.o. (dále „poskytovatel služeb“).

Cílem projektu je minimalizace hlavních rizik projektu, odstranění odstranitelných chyb, vysvětlení pravidel OP relevantních k projektu, upozornění na případná rizika v následných fázích projektu (včetně fáze udržitelnosti), návrh nápravných opatření a pomoc při jejich implementaci či supervize předkládané dokumentace. Tato služba, vzhledem k svému preventivnímu charakteru, snižuje riziko uplatnění sankcí ze strany příslušných orgánů a institucí z důvodu porušení povinností vyplývajících z podmínek poskytnutí pomoci.

Řídící orgán/zprostředkující subjekt daného OP je o všech procesech projektu Prevence plně informován. Zapojením do projektu získá příjemce možnost využít kapacity kvalifikovaných odborníků jako pomoc při nápravě nedostatků, které mohou být v době návštěvy zjištěny, a může tak předejít problémům při následných kontrolách a auditech.

Poskytovatel služeb disponuje znalostí operačních programů na úrovni příruček pro žadatele a příjemce a na úrovni náležitostí dokladování jednotlivých typů výdajů podle charakteru projektů, takže může významně přispět k úplnosti dokumentace projektu.


Jaké jsou výhody zapojení do projektu?

  • bezplatnost
    1. projekt Prevence je financován z Operačního programu Technická pomoc, veškeré činnosti jsou tedy pro příjemce pomoci zdarma
  • časová nenáročnost
    1. práce odborníků probíhá zejména před samotnou návštěvou, kdy studují základní podklady k projektu, a poté případně po samotné návštěvě, pokud je poskytnuta metodická pomoc
    2. díky řízenému rozhovoru na začátku návštěvy je možné zacílit na problémy nebo možné chyby a není tak nutné analyzovat veškeré dokumenty
    3. dokumenty, které již dříve byly kontrolovány ze strany kontrolních orgánů, nebudou znovu odborníky přezkoumávány
  • získání odborného posudku, návodů, rad a tipů přímo šité na projekt příjemce
    1. odborníci mají zkušenosti s projekty operačních programů a jsou tak schopni řešit různé situace dle rizik projektu příjemce
    2. příjemci je věnováno tolik času, kolik je nutné k bezproblémovému zvládnutí projektu
  • využití odborníků, a to právníků specializujících se na výběrová řízení, zejména na zákon o veřejných zakázkách a metodiků se zkušenostmi s projekty podpořenými ze strukturálních fondů
    1. projekt Prevence je realizován týmem odborníků, jejichž kvalifikace je kontrolována mj. i ze strany Ministerstva pro místní rozvoj ČR a tím je také dána úroveň odborníků a rozsah pomoci
    2. odborníci jsou schopni zvládnout poradit příjemci ve všech fázích projektu, od přípravy přes realizaci až po udržitelnost
  • díky pomoci odborníků snižujete riziko chybovosti a tím i uplatnění sankcí ze strany příslušných orgánů a institucí z důvodu porušení povinností v rámci projektu
    1. návštěva odborníků je naplánovaná vždy před důležitým mezníkem projektu, tedy v době, kdy je možné provést nápravu možných nedostatků
  • forma tzv. přátelské konzultace – nejedná se tedy o finanční kontrolu nebo kontrolu na místě
    1. cílem projektu není znovu kontrolovat to, co bylo již kontrolováno, nebo zatěžovat příjemce pomoci zdlouhavými kontrolami všech podkladů; dle zkušenosti a na základě výsledků řízeného rozhovoru odborníci určí, jaké podklady je potřeba hlouběji analyzovat
    2. v rámci návštěvy má příjemce možnost se na cokoliv ohledně projektu zeptat, výsledky návštěvy jsou řešeny pouze s příjemcem pomoci a řídícím orgánem/zprostředkujícím subjektem
  • dostatečná kapacita pro zapojení projektů v rámci různých operačních programů
    1. příjemce i externí poradenská firma podílející se na administraci projektu může požádat o zapojení do projektu Prevence jakékoliv množství projektů financovaných ze strukturálních fondů
    2. pomoc se týká projektů podpořených z Integrovaného operačního programu (IOP), Operačního programu Životní prostředí (OP ŽP), Operačního programu Lidské zdroje a zaměstnanost (OP LZZ), Operačního programu Vzdělání pro konkurenceschopnost (OP VK), Operačního programu Praha konkurenceschopnost (OP PK), Operačního programu Technická pomoc (OP TP), Operační program Výzkum a vývoj pro inovace (OP VaVpI), Operačního programu Doprava (OP D), regionálních operačních programů (ROP) a případně i dalších operačních programů, pokud o účast v projektu projeví zájem
  • diskrétnost a nestrannost odborníků
    1. odborníci v rámci projektu Prevence podepisují tzv. Etický kodex, kde je, mimo jiné, část věnovaná ochraně informací, a také Čestné prohlášení o střetu zájmů
    2. na osobní návštěvě u příjemce odborníci předávají podepsané prohlášení, kde se zavazují k nestrannosti a mlčenlivosti, a také příjemci či zástupci příjemce předkládají k podpisu tzv. Souhlas s provedením inspekční návštěvy, kde jsou uvedena práva a povinnosti odborníků

Jak pomoc probíhá?

V případě zájmu o právní a metodickou pomoc je s příjemcem dohodnut termín návštěvy přímo v místě, kde jsou uloženy dokumenty vztahující se k projektu. U vybraných operačních programů je příjemce či zástupce příjemce dopředu požádán o zaslání základních podkladů k nastudování odborníkům. Cca týden před plánovanou návštěvou jsou příjemci dotace zaslány jména odborníků s kontakty, a také informace o času příjezdu odborníků.


Jaký je průběh samotné návštěvy?

Na začátku návštěvy je veden tzv. řízený rozhovor ohledně stavu realizace projektu – otázky jsou cíleny na průřez celkové problematiky týkající se administrace projektu (dokumentace, účetnictví, projektový tým, plnění podmínek, harmonogram, partnerství, publicita, monitorovací indikátory,…). V případě řízeného rozhovoru je nezbytné, aby byla přítomna osoba (může se jednat o zástupce příjemce, externí poradenské firmy či partnera), která projekt primárně zpracovává nebo se na zpracování podílí, aby bylo možné co nejlépe na otázky odpovědět, a tím identifikovat možná rizika projektu. Na základě výstupů z řízeného rozhovoru následuje zacílení na úzká místa a analýza podkladů, u kterých odborníci spatřují možná porušení povinností vyplývajících z podmínek poskytnutí pomoci nebo kde ze zkušenosti vědí, že je možný vznik nejvíce chyb.

Závěrem návštěvy je sdělení výsledků, určení postupů, předání rad a tipů.

Na základě výstupů z této návštěvy, ale i v průběhu této návštěvy, může být příjemci poskytnuta metodická pomoc při realizaci nápravných opatření a administraci projektu. Zejména se může jednat o poradenskou a odbornou podporu a konzultaci při zpracování a realizaci dokumentace, postupů, metod a dalších kroků nezbytných pro formální zvládnutí důležitých oblastí administrace projektu. Výsledky návštěvy jsou konzultovány pouze s příjemcem pomoci a řídícím orgánem/zprostředkujícím subjektem.


Kdy je možné pomoc využít?

  • při zpracování zadávací dokumentace, resp. ve fázi před vyhlášením výběrového řízení
  • po vyhlášení výběrového řízení na analýzu procesu zadávacího řízení, před podpisem smlouvy s vybraným uchazečem
  • při přípravě podkladů k Rozhodnutí o poskytnutí dotace (projekty OPŽP)
  • ve fázi realizace na pomoc např. s monitorovacími zprávami či se žádostmi o platbu
  • ve fázi udržitelnosti
  • dle domluvy i na jiné činnosti v rámci projektu
  • na žádost příjemce může Administrativní centrum požádat příslušné Řídící orgány o zapojení jakéhokoliv projektu z následujících operačních programů: IOP, OP ŽP, OP LZZ, OP VK, OP PK, OP TP, OP VaVpI, OP D a ROPy

Pomoci je možné využít i v případě, kdy je žadatel/příjemce smluvně vázán na externí poradenskou firmu, která projekt zpracovává.

Nabídka pomoci platí do října 2014.

Kontakt: Ing. Lenka Kloboučníková, Tel.: +420 266 721 540, E-mail: kloboucnikova@komora.cz